外部に任せる「イレギュラーを減らす体制作り」。そこから見えた新しい時間の使い方｜caddy

2001年に創業した企業の組織改革をコンサルティング・支援する株式会社組織改革様。ルーチン業務から支払い業務まで、日々の重要な業務に関するお悩みを当社サービス「caddy」を通して整理しながら解消する支援を行いました。

外部も参加できる社内報告会をきっかけに委託を決意。

まずは、株式会社組織改革様について教えてください

株式会社組織改革の代表取締役の中間優です。（以下、中間）
当社は、企業の組織改革コンサルティングとシステム開発を行っています。会社の組織改善、退職率が高い、赤字経営が続いている等といった組織の体制や課題を、経営者だけでなく社員への育成・成長や教育を通じて改善していくコンサルティングの会社です。

当社へお問合せを頂いたきっかけはありますか？

（中間）もともとクラゼクトプラスさんが派遣事業をされていて、そこに信頼感もあったのでお願いしました。そもそも自分自身がルーチン作業への苦手意識が強かったということもあり、弊社に来て作業をしてくれるオプションがあったというのが、当時の私にとっては非常にありがたかったです。

当社への決め手を教えてください

（中間）うちの会社の業務に併せてかなり流動的に業務を頼めることと、業務の切り分けすらやってくれることがよかったです。
他には、外部見学OKで実施されている『月次ミーティング』を拝見して決めました。
どんな理念と想いで事業活動をしているのか、取引先とどのようなスタンスで接しているのかなど、社長をはじめ社員のみなさんが活動されている様子がミーティングを通してリアルに拝見できたことが良かったです。
窓口になってくれる担当の方だけでなく、他の従業員の方と接触できたことも業務をお願いする時の信頼感の底上げにつながりましたね。

苦手なルーチン業務の整理から”うっかりミス”が減少。思わぬところで生まれた自分の時間。

組織改革 代表 中間様

当時の課題に対してどんな取り組みを行いましたか？

（中間）ルーチン作業が得意ではないという課題がありまして…。
会社のルーチン作業は、例えば支払の業務ですが、これって会社にとってはとても大事な作業ですよね。ここにもしミスがあると、取引先からの信頼を損ねてしまうことになります。これがルーズだと、今度は税理士さんへの対応もどんどんルーズになっていってしまう…。
１つをきっかけに、会社にとって大事なことがどんどんルーズになっていってしまうんですね。ですので、まずは会社にとって、しっかりと固めておきたい大事なルーチン作業をお願いすることから始めました。支払業務の最後の承認作業はダブルチェックも兼ねて自分でやっているので、そこに対しての不安はないですね。

caddyのサポートによる課題や悩みの変化（解消）はありましたか？

（中間）「ついうっかり！」のミスが無くなりましたね。
例えばこれも支払い業務ですが、ネットバンクの支払い作業で数字を打ち込むときに、どうしても時間がないから数字を打ち間違えてしまうんです。そしてそれになかなか気づかない。そういう、いわゆる凡ミスというのは全く無くなりました。

また、苦手だからとつい後回しにして、うっかり期日を過ぎてしまうということも無くなりました。
取引先をはじめとするステークホルダーとの信頼関係の構築はこういう小さな「当たり前」の積み重ねからきていると思っています。

今回の取り組みの中での気づきを教えてください

（中間）レターパックが用意してあるんですよ(笑)！すごくいい(笑)！
今までは必要になったらその都度買いに行っていました。コンビニへ行ったり、郵便局へ行ったり、思ったよりも混雑していて時間がかかったり…。
要は、バックオフィス業務に必要なインフラの整備＝大事なルーチン作業がしっかりと整備されているという環境が整ったということなのですが、これがこんなに自分の時間を効率化し、ストレスを軽減してくれるとは思いませんでした。

イレギュラーを減らす組織作りがお客様との信用を作る

組織改革 代表 中間様

当社が支援させていただいた中で、当社の価値を感じていただけましたか？

（中間）もちろんです。報連相もきちんとしてくれますし、必ずやってくれるという安心感があります。
私は、会社にとって大事なのは「やるべきことをしっかりやること」だと考えています。イレギュラーを極力発生させない体制をつくるために、それを外部に頼むことによってしっかり固めることができたと感じています。

同じような課題を持っている方へメッセージ

（中間）社長が振込作業をしているところはミスが目立ちます。
「それじゃダメだよ」って言いたい(笑)

よくミスがある会社は、こういったちゃんとした仕組みを作ろうとしていないことが多いです。その分緊急なイレギュラー対応も多いです。イレギュラーを極力少なくしていく仕組みを作れば、ストレスもないし、取引先からの信用も増えていく。
社長や会社の重要メンバーの大事な時間を、仕組み作りで防げたはずのイレギュラー対応に使うのは非常にもったいないと思います。