会社や事業が成長していく度にマンパワーではいかなくなる永遠の課題。それはバックオフィス業務ではないでしょうか。

業務の属人化で起こるリスクとして業務の偏りが発生する。

従業員の離職や退職が続く。

従業員基盤が安定しない。

教育に時間を注いでも会社に定着しない。

どれかひとつでも思い当たる方は多いのではないでしょうか。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点と、活用した時の成功事例についてご紹介していきます。

バックオフィス業務のアウトソーシングを検討するタイミング

タイミングは様々ありますが、共通しているのは事業拡大の足掛かり時期です。

事業拡大の足掛かり時期は現状リソースを土台から変えるほどのパワーが必要です。

バックオフィス業務のアウトソーシングを検討するタイミングはどんな時なのかをまとめました。

 

1.コア業務へ集中したい時

• マーケティングと営業、商品やサービスの開発、社員育成など、今本当に時間をかけたい大切な業務が目の前にある時

2.業務量の増加が見込まれる時

• 新規案件や顧客対応の増加見込みがあり、現状リソースで処理できない可能性が出た時

3.既存の業務が非効率な時

• 業務の属人化が進み、効率的な運用ができていない時
• 紙ベースの管理からデジタル化が必要な時

4.専門性が求められる業務が発生した時

• 労働法や税法の改正に伴い、法令遵守を徹底する必要な時
• 専門知識が必要な経理業務や給与計算が増え、ミスが発生しやすくなっている時

 

このような時に、自社の状況や成長段階に応じて柔軟に利用を検討しましょう。

事業拡大できるのか、事業衰退するのかの命運が分かれますので、判断にお困りの場合は一度代行会社に相談してみるもの良いです。

バックオフィスアウトソーシング導入の注意点と対策

バックオフィス業務のアウトソーシング導入時には、いくつかすり合わせをしておきましょう。

すり合わせを怠ってしまうと、本質的価値が得られずにお金を支払うという危険性が高いからです。

ここでは注意すべき点と対策を3つにまとめました。

 

1.業務範囲の明確化

アウトソーシングする内容を具体的に定義し、相互の認識ズレが生じないようにしましょう。

2.コミュニケーション頻度と方法

日常的にやり取りをする手段を決めておきましょう。問題発生した時に速やかな対応ができます。

また定期会議をどのくらいの頻度で実施するかも決めておくと進捗が把握しやすいです。

3.従業員のメンタルケア

アウトソーシング導入で従業員が不安や抵抗を感じることがあります。

生産性向上の観点から、従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようなサポートが重要です。

 

caddyならお客様へ丁寧なヒアリングをした後に、お客様に合ったご提案ができます。

親身なコンサルタントもおりますので安心して進められます。

 

アウトソーシング導入後の成功事例

成功事例は様々ありますが、一番の成功事例は本当に大事なところに時間を充てられること。

重要度は高いけれど緊急度の低い”第２領域”に大事なリソースを充てることで、事業成長に直接大きな影響を与えることができます。

特に声が上がる内容を簡単にまとめました。

 

お客様の声

1.コア業務に集中できるようになった

煩雑なバックオフィス業務をアウトソーシングしたことで下記3つのコア業務に集中できるようになります。

• 販売チャネルの拡大や顧客の獲得
• 顧客に選ばれるブランド構築
• 商品の品質管理やサービス企画

2.プロジェクト管理の効率が上がった

プロジェクト管理に充てる時間が増え、進捗もスムーズになり、納期予定日より2週間早く納品することも期待できます。

3.従業員の満足度が上がった

特に業務が属人化している場合、従業員の負担は大幅に軽減されます。

新しいスキル開発や新プロジェクトに多くの時間を割けるようになり、働くことへの付加価値がさらに得られ、離職率の低下にもつながります。

まとめ

バックオフィス業務のアウトソーシングは事業拡大の際に必ず脳内によぎる選択肢です。

冒頭にもお話しましたが、正しい選択をするかどうかが会社の命運を分けます。

アウトソーシングは単なる「作業と作業」の受け渡しではなく、「企業と企業」「人と人」とのつながりです。

会社のお困りごとを通じて出会った貴社とcaddyとのご縁が、貴社の事業拡大に必要不可欠なパートナーという存在になれることを強く祈っています。