「事務作業が追いつかない…」そんなお悩みを抱える方へ。業務の棚卸しから具体的な効率化ツールの紹介、外注の活用方法まで、少人数のバックオフィスでも実践できる効率化のステップを解説します。

はじめに

毎日の事務作業に追われて「本来やるべき業務が後回しに…」そんな悩みを抱えていませんか？

経理や勤怠、書類の作成や管理など、事務作業は意外と時間を取られがちです。そして、ツールを導入したものの使いこなせず、効率化できていない企業も少なくありません。

 

本記事では、事務作業を効率化するための具体的な方法やおすすめのツール、そして“人の手”によるアウトソーシングという選択肢についてもご紹介します。

 

なぜ「事務作業の効率化」が求められているのか？

多くの中小企業が「人手不足」と「業務の属人化」に悩まされています。事務作業はルーチン化しやすい反面、1つ1つの精度が求められるため、簡単に自動化できない側面もあります。

 

また、属人化が進むと、その人が不在になった瞬間に業務が止まるリスクも。

今、業務を効率化することは「将来のリスクを減らす」ことにもつながります。

 

事務作業を効率化するためのステップ

業務を効率化したいと思っても、「何から手をつければいいのか分からない」「ツールを入れても結局運用できなかった」と感じる方も多いのではないでしょうか。

効率化の基本は、やみくもに新しいツールを導入することではなく、今ある業務の見える化と整理から始めることです。

 

ここでは、効率化を実現するための3つの基本ステップをご紹介します。

Step1：業務の棚卸し

まずは「誰が、どんな作業に、どれだけの時間をかけているか」を見える化することから始めましょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで1週間の業務を記録するだけでも、ムダが見えてきます。

 

Step2：ムダの洗い出し

目的が不明確な報告書や、誰にも活用されていない書類作成などは要注意。業務の目的を見直すことで、手放しても問題のない作業が見つかることもあります。

 

Step3：ツールと人の役割分担を見極める

ツールでできることは自動化し、判断や対応が必要な業務は“人”に任せる。無理にすべてを自社で抱えない仕組みが、効率化のカギです。

 

こうした基本ステップを踏むことで、自社にとって本当に必要な改善ポイントが明らかになります。

では、実際にどのようなツールやアイデアが事務作業の効率化に役立つのでしょうか？

次の章では、すぐに活用できる具体的なツールと方法をご紹介します。

 

事務作業効率化のためのツール＆アイデア12選

業務整理の次は、具体的な効率化の実行フェーズです。

ここでは、手間を減らし、人的ミスも防げるツールや工夫を12個ご紹介します。

分類	効率化のアイデア	主な対応ツール	補足説明
タスク管理	ToDo漏れ防止、業務進捗の見える化	Backlog / Trello / Notion	Notionは業務ハブとしても活用可能
書類作成	テンプレート活用・自動化	Googleフォーム＋スプレッドシート / Notion	稟議書・社内報告などに有効
経費精算	手入力・紙処理を削減	マネーフォワードクラウド / freee経費精算	経費ルールとの連動も可能
勤怠管理	打刻漏れ・締め作業を省力化	ジョブカン / freee人事労務 / KING of TIME	給与計算と連携できるものが便利
ファイル共有	最新ファイルの一元管理	Google Drive / Box	アクセス管理にも留意
ワークフロー	承認の迅速化・記録の残存	SmartHR / ジョブカン / Notion	フロー設計とステータス管理が鍵
メール・連絡	リアルタイムで連携	Chatwork / Slack	業務チャットで迅速なやり取り
給与計算	自動計算・税率対応・明細配信	freee人事労務 / SmartHR	勤怠・社会保険と連動で効率化
会計処理	仕訳の自動化・月次・決算業務の効率化	マネーフォワード会計 / freee会計	銀行・クレカ連携で手間削減
請求書対応	発行・受領・送付・管理の自動化	バクラク請求書 / freee請求書 / MakeLeaps	インボイス制度にも対応可
電子契約	書類の印刷・押印を不要に	クラウドサイン / freeeサイン	契約書のデジタル化・保管にも
情報・データ管理	各業務データの一元管理・連携	Notion	タスク・DB・議事録などの集約に有効

 

こうした工夫を取り入れることで、日々の事務作業が驚くほどスムーズになります。

ポイントは「全社で共通して使う」こと。属人化を防ぐためにも、社内ルールを明確にしておきましょう。

 

効率化＝「ラクをすること」ではない

効率化というと「手を抜く」と誤解されがちですが、実際は時間と労力の使い方を見直す”ことです。

たとえば、毎月4時間かけて行っている手作業の請求処理が、外注やツールで1時間になるだけでも、3時間の価値が生まれます。

 

空いた時間で顧客対応や売上につながる業務に取り組めば、業績改善にもつながります。

 

まとめ｜まずはできるところから1つずつはじめよう

事務作業の効率化は、いきなりすべてを変える必要はありません。

まずは棚卸しをして、ムダや属人化している業務を整理し、「ツールで対応できること」「外部に任せられること」を1つずつ切り出すことが大切です。

 

事務作業の効率化、外注という選択肢も

ツールだけでは解決できない業務は、“人の手”で解決することも視野に入れてみてください。

 

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