「気づけば月末が振込作業でつぶれている」

「請求書の処理が終わらず、夜遅くまでエクセルとにらめっこ…」

一人社長や小規模企業の経営者、一人事務の方から、こんな声をよく聞きます。

 

実際、小規模企業の75％以上がバックオフィス業務を“社長自身”または少人数のスタッフで回していると言われています。

これでは経営判断どころか、新規案件の検討さえ後回しになってしまいます。

 

そこで注目されているのが「バックオフィスDX」。属人化や非効率な作業から解放されるヒントがここにあります。

 

この記事では、バックオフィスDXの基本的な考え方と、その導入によるメリット、そして実際の成功事例を紹介します。

バックオフィス業務が抱える「見えにくい課題」

バックオフィス業務といえば、経理・労務・総務・人事など、企業を支える「裏方」として非常に重要な役割を担っています。

しかし、忙しい日々の中で「属人化」や「非効率な作業」が積み重なりがちです。

 

例えば、手作業での経理処理、紙の勤怠管理、部署間での情報共有不足等、どれも見えにくい課題ですが、業務の遅延やミスを引き起こす原因となります。

 

これらを解決するための方法として注目されているのが、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」です。

DX＝単なるIT化ではない。本質は業務と組織の進化

バックオフィスのDXとは、単にITツールやクラウドサービスを導入することではありません。
「業務フローを根本から見直し、効率化と可視化を進める」ことがDXの本質です。

バックオフィス業務のDXは、業務の生産性を向上させ、ミスを減らし、組織全体の働きやすさを実現することを目指しています。

例えば、これまで人手で行っていた経理処理や勤怠管理を、RPA（※）やクラウドツールで自動化することにより、業務のスピードが格段に向上し、ミスの発生を減少させることができます。

 

※RPAとは・・・Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、主にパソコン上で行う定型的な事務作業をソフトウェアのロボットで自動化する技術のこと

DXを導入する5つのメリット

バックオフィスDXを導入することで、企業はどんなメリットを享受できるのでしょうか？
以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

1. 業務の効率化

デジタル化することで、手作業を減らし、複雑な業務がスムーズに進みます。例えば、クラウドベースの会計ソフトを使えば、データの入力ミスが減る上、決算業務のスピードも大幅に向上します。

例えば、今まで手打ちしていた領収書も、スマホなどで撮影したデータを会計システムに取り込むことで入力の手間を省き、またミスも減るという業務効率化につながります。

2. コストの削減

従来の紙・郵送・人件費を減らし、デジタルツールの活用によりコストを最適化できます。例えば、電子契約やクラウドストレージにより、紙を使うコストが削減されるとともに、作業の効率もアップします。

月末月初に紙で埋もれていたデスクから解放されます。また、セキュリティーの観点からもペーパーレスにより情報漏洩のリスクが低下します。クラウド型のシステムの場合、ユーザーごとにアクセス権限を設定することも可能です。「誰が、いつ、どの情報にアクセスしたか」がログで記録されるため、何かあった際にもすぐに対処することが可能となります。

3. 属人化の解消

クラウドツールや業務フローを統一することで、どの担当者でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。これにより、突然の退職や休暇による影響を最小限に抑えることができます。

今まで業務のブラックボックス化していたものも、見える化されて属人化から脱却できるようになるため、会社としても安心です。

4.リモートワーク対応

バックオフィス業務のデジタル化が進むと、リモートワークやフレックスタイム制度がより実現しやすくなります。外出先からでもアクセスできるクラウドシステムにより、オフィスに依存しない働き方が可能になります。

5. 経営判断の高速化

データがリアルタイムで可視化され、分析が迅速に行えるようになるため、経営判断がスピーディーに行えるようになります。例えば、財務データが瞬時に集計され、月次決算が早期に完了します。

事例：DXで実現したバックオフィス業務の改善

ここでは、当社のバックオフィス支援サービス「caddy」をご利用いただいた企業様の事例をご紹介します。当社のご支援を通じて、実際にどのように業務改善が進んだのかをご覧ください。

クラウド会計×業務プロセスの見直しで、属人化を解消・業務効率を改善

BtoB向け営業代行会社では、経理や総務などバックオフィス業務の多くを紙やExcelで運用しており、情報の分散や作業の属人化が課題となっていました。

この状況を打破するために、クラウド会計システムの導入とあわせて、社内の業務フローの可視化・整理に取り組みました。

導入後の成果

・会計クラウドの導入により、情報の一元管理を実現

　→ 記帳・確認・集計業務の工数を大幅に削減

　→ 経理データを部門別・費目別に多角的に分析可能に

 

・業務プロセスを見直し、役割・責任範囲を明確化

　→ 業務の全体像をスタッフ全員が把握

　→ 「作業ベース」ではなく、「目的ベース」で行動する文化が定着

　→ ミス・漏れの削減、コミュニケーションロスの解消

 

このように、単なるツール導入にとどまらず、「業務の仕組み」そのものを最適化したことが、DX成功の鍵となりました。

まとめ

バックオフィスのDXは業務効率と企業成長を支えるカギ。

バックオフィスのDXを導入することは単なる業務の効率化にとどまらず、企業の成長を支える基盤を作ることに繋がります。

「業務が回らない」「ミスが多い」「属人化が進んでいる」これらの課題を解決するために、DXの導入は非常に有効です。

また、外部パートナーの活用やクラウドツールの導入は、特に中小企業やスタートアップにとって大きな武器となります。

 

このようにバックオフィスのDXで得られるメリットは計り知れません。

もし、「どこから手をつけていいか分からない」という方はまずは自社の業務を洗い出し、できる部分からツール導入やアウトソーシングを試してみるといいかもしれません。

 

バックオフィスのDXがきっと企業の成長を支える大きな力になるでしょう。

 

caddyでは、ツールの選定から運用のサポート、バックオフィスを丸ごとお任せいただくことも可能です。

専任担当が無料相談からお受けしておりますので、まずはお気軽にご状況をお聞かせください。